Как выйти из офиса в Outlook 2013

Важно знать, как настроить ответ об отсутствии на работе в Outlook 2013, если у вас есть контакты, которые могут отправлять вам электронные письма, и им нужно знать, что вы можете не получать сообщение в течение некоторого времени. Ответ об отсутствии на работе - это то, что будет отправлено, как только сообщение электронной почты попадет в ваш почтовый ящик в Outlook 2013, а содержимое ответа об отсутствии на работе может включать любую информацию, которую вы, возможно, пожелаете передать.

Следующие шаги покажут вам, как создать ответ об отсутствии на работе в Outlook 2013, если у вас есть учетная запись электронной почты, которая не является частью сервера Exchange. Сюда входят адреса электронной почты, которые размещены поставщиками электронной почты, такими как Gmail, Yahoo, Outlook.com или одним из многих других аналогичных поставщиков. Большинство провайдеров электронной почты также получат ответ об отсутствии на работе, который вы можете настроить через их веб-портал, что может быть лучшим вариантом в зависимости от ваших обстоятельств.

Списки рассылки Outlook могут быть отличным вариантом, если вам часто нужно отправлять электронную почту одной и той же большой группе людей, и вы не хотите вручную вводить каждый отдельный адрес при этом.

Как настроить автоматический ответ в Outlook 2013

  1. Откройте Outlook 2013.
  2. Щелкните значок Новый email-адрес кнопка.
  3. Введите сообщение об отсутствии на работе в текстовое поле электронного письма.
  4. Щелкните значок Файл таб.
  5. Нажмите Сохранить как.
  6. Введите имя шаблона в поле Имя файла поле, затем щелкните Сохранить как тип, выберите Шаблон Outlook, затем щелкните Сохранять.
  7. Щелкните значок Домой вкладку, щелкните значок Правила кнопку, затем щелкните Управление правилами и предупреждениями.
  8. Щелкните значок Новое правило кнопка.
  9. Нажмите Применить правило к сообщениям, которые я получаю, затем щелкните Следующий.
  10. Нажмите Следующий, затем щелкните да.
  11. Выберите Ответить, используя определенный шаблон вариант, затем щелкните Конкретный шаблон.
  12. Нажмите Заглянутьнажмите Пользовательские шаблоны в файловой системе, затем выберите шаблон, который вы создали ранее, и нажмите Открытым.
  13. Щелкните значок Следующий кнопка.
  14. Установите любые исключения, затем нажмите Следующий.
  15. Щелкните значок Заканчивать кнопка.

Наша статья продолжается ниже с дополнительной информацией и изображениями для этих шагов. Настроить автоматический ответ в Outlook немного сложно, и есть несколько мест, где вы можете настроить некоторые параметры, которые мы обсудим далее в следующем разделе.

Как создать и включить ответ об отсутствии на рабочем месте в Outlook 2013 (Руководство с изображениями)

Приведенные ниже шаги покажут вам, как отправить и включить ответ об отсутствии на работе в версии Outlook для Microsoft Office 2013.

Когда кто-то отправляет вам электронное письмо, Outlook автоматически отправляет ответы с созданным вами сообщением об отсутствии на работе. Обратите внимание, что Outlook 2013 должен быть открыт, чтобы это работало. Если вы не можете оставить Outlook 2013 открытым на все время, пока вы будете вне офиса, вам будет лучше настроить ответ об отсутствии на работе непосредственно через свой почтовый сервер.

Приведенные ниже ссылки покажут вам, как настроить ответ об отсутствии на работе для некоторых популярных поставщиков услуг электронной почты, если вы не можете оставить свой компьютер и Outlook 2013 включенными и работающими на все время вашего отсутствия.

  • Как настроить ответ об отсутствии на работе для учетных записей Gmail
  • Как настроить ответ об отсутствии на работе для учетных записей Yahoo
  • Как настроить ответ об отсутствии на работе для учетных записей Outlook.com

Следующие шаги покажут вам, как создать ответ об отсутствии на работе в Outlook 2013, если у вас нет учетной записи Exchange Server и вы используете учетную запись IMAP или POP3. Если у вас есть Exchange, вы можете создать ответ об отсутствии на работе или другие автоответы Office, перейдя в Файл> Информация> Автоматические ответы.

Шаг 1. Откройте Outlook 2013.

Шаг 2. Щелкните значокНовый email-адрес кнопка.

Шаг 3. Введите сообщение об отсутствии на работе в текстовое поле электронного письма.

Шаг 4: нажмите Файл в верхнем левом углу окна.

Шаг 5: нажмите Сохранить как.

Шаг 6. Введите имя шаблона в Имя файла поле, затем щелкните Сохранить как тип раскрывающееся меню, выберите Шаблон Outlook, затем щелкните Сохранять кнопка.

Шаг 7. Щелкните значок Домой на вкладке вверху окна щелкните значок Правила кнопка в Переехать раздел ленты, затем щелкните значок Управление правилами и предупреждениями кнопка.

Шаг 8: Щелкните значок Новое правило кнопка.

Шаг 9: Щелкните значок Применить правило к сообщениям, которые я получаю вариант, затем щелкните Следующий.

Шаг 9: Щелкните значок Следующий кнопку, если только вы не хотите отправить ответ об отсутствии на работе только при определенных условиях. Если вы не выбрали никаких параметров, нажмите да , чтобы подтвердить, что вы хотите, чтобы это правило применялось ко всем получаемым вами сообщениям.

Шаг 10: Установите флажок слева от Ответить, используя определенный шаблон вариант, затем щелкните Конкретный шаблон вариант в нижней части окна.

Шаг 11: Щелкните значок Заглянуть в раскрывающемся меню щелкните значок Пользовательские шаблоны в файловой системе вариант, затем выберите шаблон, который вы создали ранее, и нажмите кнопку Открытым кнопка.

Шаг 12: Щелкните значок Следующий кнопка.

Шаг 13: Установите любые исключения, которые могут вам понадобиться, установив флажок слева от каждого из этих параметров, а затем щелкните значок Следующий кнопка.

Шаг 14: Щелкните значок Заканчивать , чтобы завершить настройку сообщения об отсутствии на работе и начать отправку автоматических ответов.

Как упоминалось ранее, ваш компьютер должен быть включен, и Outlook 2013 должен быть открыт, чтобы это работало. Если ваш компьютер настроен на режим сна или гибернации после определенного периода бездействия, то этот метод отправки ответа об отсутствии на работе в Outlook 2013 не будет работать.

Когда вы вернетесь из офиса, вы можете отключить это правило, перейдя в Правила> Управление правилами и предупреждениями (где мы были на шаге 7 выше), затем щелкните поле слева от правила, чтобы снять флажок. К сожалению, с помощью этого метода автоответчика невозможно указать время начала или окончания.

Дополнительные примечания по использованию автоответчика в Microsoft Outlook

  • Как правило, рекомендуется включать время начала и время окончания в свой ответ об отсутствии на работе, чтобы ваши собеседники по электронной почте примерно знали, когда им следует ожидать ответа от вас.
  • Если у вас есть доступ к веб-версии вашей учетной записи электронной почты, такой как учетная запись Outlook в Интернете или Gmail, то, возможно, вам будет лучше использовать ее, чтобы вместо этого отправить ответ об отсутствии на работе. У обоих этих провайдеров электронной почты есть специальный вариант ответа на время отпуска, где вы можете автоматизировать это немного лучше, даже позволяя выбрать диапазон дат, когда вы будете недоступны.
  • Диалоговое окно «Правила» можно использовать не только для ответа об отсутствии на работе. Я могу использовать его для генерации различных ответов для людей за пределами моей организации или людей внутри моей организации, и я могу автоматически фильтровать электронные письма по теме или отправителю.
  • Приведенное выше руководство предназначено для того, чтобы помочь вам создать ответ об отсутствии на работе, если у вас нет учетной записи Exchange. Если он у вас есть, то весь процесс будет намного проще. Есть помощник вне офиса на Файл Вкладка, где вы можете настроить автоматические ответы и даже указать временной диапазон для этих ответов. В окне автоматического ответа также есть отдельная вкладка организации как для За пределами моей организации и Внутри моей организации контактов, чтобы вы могли настраивать каждое ответное сообщение отдельно.

Вы хотите, чтобы Outlook 2013 чаще проверял наличие новых сообщений? Настройте параметры отправки и получения в Outlook 2013, чтобы проверять наличие новых сообщений так часто, как вам нужно.

Смотрите также

  • Как отключить офлайн-работу в Outlook
  • Как зачеркивать в Outlook
  • Как создать визитку в Outlook
  • Как просмотреть список заблокированных отправителей в Outlook
  • Как настроить Gmail в Outlook