Последнее изменение: 17 апреля 2019 г.
Печать электронных таблиц в Excel 2010 может раздражать, особенно если ваша электронная таблица будет печататься на нескольких страницах. Дополнительные столбцы могут переходить на свою страницу, заголовки столбцов печатаются только на первой странице, и, как правило, может быть сложно визуально связать ячейку со строкой или столбцом.
Работая в офисе и взаимодействуя с множеством людей, которые все используют Excel на разных уровнях владения языком, я могу сказать, что одна из самых больших проблем, с которыми сталкивается большинство людей, связана с тем, как выглядит их электронная таблица, когда они закончили с ней, и создают физическую форму. копировать. Параметры печати по умолчанию редко бывают идеальными для того, что они хотят, и есть много терминов Excel, которые очень похожи друг на друга и могут сбивать с толку.
Но есть несколько простых изменений, которые вы можете применить к своей электронной таблице Excel, чтобы она лучше печаталась и была более понятной для ваших читателей.
Улучшенная печать электронных таблиц Excel 2010
В этом руководстве рассматриваются несколько ключевых областей, которые могут быть наиболее полезны для улучшения печатной электронной таблицы Excel. Эти области включают:
- Скрытие ненужных столбцов и строк
- Добавление номеров страниц внизу страницы
- Регулировка ориентации страницы
- Регулировка размера бумаги
- Регулировка полей
- Печать линий сетки
- Повторение верхней строки на каждой странице
- Размещение всех столбцов на одном листе
Хотя это может показаться большим количеством, на самом деле вы можете внести почти все эти изменения из одного меню. И как только вы освоитесь с этим, вы сможете применить все эти изменения всего за несколько секунд. В результате получится электронная таблица, которая отображает заголовки столбцов вверху каждой страницы, удобна для чтения и не требует ручной настройки размеров столбцов, чтобы предотвратить печать дополнительного столбца на отдельной странице.
Скрытие ненужных столбцов и строк
Обычно мне нравится начинать здесь, особенно когда я имею дело с таблицей, созданной кем-то другим. Он часто включает информацию, не относящуюся к делу по причине того, что электронная таблица печатается, и только помогает создать путаницу.
Вы можете скрыть строку или столбец, щелкнув правой кнопкой мыши букву столбца или номер строки, а затем щелкнув значок Скрывать вариант.
Вы можете узнать больше о скрытии столбцов в этой статье.
Добавление номеров страниц внизу страницы
Возможно, это не то, что всем нужно будет делать со своими электронными таблицами, но я обнаружил, что большие электронные таблицы часто могут выглядеть очень похожими от страницы к странице. Читатели также имеют привычку убирать скобки и сосредотачиваться на отдельных страницах, что делает практически невозможным навести порядок в таблице.
Шаг 1: нажмите Вставлять вверху окна.
Шаг 2: нажмите Верхний и нижний колонтитулы в Текст раздел навигационной ленты.
Шаг 3: Щелкните в разделе нижнего колонтитула внизу страницы, куда вы хотите добавить номер страницы.
Шаг 4: Щелкните значок Номер страницы кнопка в Элементы верхнего и нижнего колонтитула раздел навигационной ленты.
Пока вы находитесь в этом представлении, сейчас самое время добавить заголовок. Вы можете сделать это, просто щелкнув внутри раздела заголовка, в который вы хотите добавить свою информацию. Все, что вы добавляете в заголовок, повторяется на каждой странице, так что это хорошее место для размещения заголовка электронной таблицы.
Вы можете узнать больше о создании заголовка в Excel 2010 здесь.
Дополнительную информацию о добавлении номеров страниц в Excel 2010 вы можете прочитать здесь.
Регулировка ориентации страницы
В этом разделе руководства мы собираемся открыть Настройка страницы меню, которое содержит ряд различных параметров печати, которые мы хотим настроить.
Я считаю, что большинство распечатываемых мной электронных таблиц выглядят намного лучше, когда они печатаются в альбомной ориентации. Очевидно, что это выбор, который будет варьироваться в зависимости от ваших потребностей, но при необходимости его легко изменить.
Шаг 1. Щелкните значок Макет страницы вкладка в верхней части окна.
Шаг 2. Щелкните значок Настройка страницы в правом нижнем углу Настройка страницы раздел навигационной ленты.
Шаг 3: Выберите ориентацию страницы, которую вы хотите использовать.
Мы собираемся оставаться в этом меню до конца урока, так что пока не закрывайте его!
Регулировка размера бумаги
Если большинство ваших таблиц лучше печатаются в альбомной ориентации, то иногда могут быть документы, которые даже слишком велики для этого. Одно из хороших решений - использовать бумагу легального формата, что позволит вам уместить еще больше столбцов на одной странице.
** Напоминание - в это меню можно попасть, нажав кнопку Макет страницы вкладку, затем щелкнув Настройка страницы в правом нижнем углу Настройка страницы раздел навигационной ленты. **
Шаг 1. Щелкните раскрывающееся меню справа от Размер бумаги, затем щелкните нужный размер бумаги.
Регулировка полей
Регулировка полей для вашей электронной таблицы обычно выполняется, потому что вы хотите разместить на странице больше информации. Итак, для целей этого урока в нашем примере ниже мы уменьшим поля до более низкого значения.
** Напоминание - в это меню можно попасть, нажав кнопку Макет страницы вкладку, затем щелкнув Настройка страницы в правом нижнем углу Настройка страницы раздел навигационной ленты. **
Шаг 1. Щелкните значок Маржа вкладка в верхней части окна.
Шаг 2. Нажмите стрелку вниз под Левый чтобы уменьшить размер поля, затем повторите для Правильно, Вверх и Нижний. Вы заметите, что я не уменьшил свои поля до 0, так как у моего принтера проблемы с печатью документов без полей. Это распространено среди многих принтеров, поэтому вы можете также рассмотреть возможность использования размеров полей, указанных на изображении ниже.
Печать линий сетки
Это одно из самых важных изменений в печатной электронной таблице, которое я вношу практически во все, что распечатываю из Excel. Добавление линий сетки упростит читателям определение того, к какому столбцу и строке принадлежит ячейка, и поможет уменьшить количество ошибок.
** Напоминание - в это меню можно попасть, нажав кнопку Макет страницы вкладку, затем щелкнув Настройка страницы в правом нижнем углу Настройка страницы раздел навигационной ленты. **
Шаг 1. Щелкните значок Лист вкладка в верхней части окна.
Шаг 2. Установите флажок слева от Линии сетки.
Повторение верхней строки на каждой странице
Это еще один параметр, которым вы можете воспользоваться, чтобы сделать вашу электронную таблицу более организованной. Распечатав верхнюю строку на каждой странице, читателям будет проще узнать, к какому столбцу принадлежит ячейка, что поможет избежать ошибок.
** Напоминание - в это меню можно попасть, нажав кнопку Макет страницы вкладку, затем щелкнув Настройка страницы в правом нижнем углу Настройка страницы раздел навигационной ленты. **
Шаг 1. Щелкните внутри Ряды повторять сверху поле.
Шаг 2: Щелкните строку, которую вы хотите повторить, вверху каждой страницы. В этом примере я использую строку 1.
Щелкните значок В ПОРЯДКЕ в нижней части окна, чтобы сохранить все изменения, которые мы только что внесли, потому что теперь мы закончили с этим окном.
Если вы хотите вместо этого повторить столбец в левой части каждой страницы, вы можете прочитать, как это сделать, в этой статье.
Размещение всех столбцов на одной странице
Это последний раздел нашего руководства, и это изменение, которое мы собираемся внести прямо из Распечатать меню.
Шаг 1. Щелкните значок Файл вкладка в верхнем левом углу окна.
Шаг 2: нажмите Распечатать в столбце в левой части окна.
Шаг 3. Щелкните значок Без масштабирования в центре окна, затем нажмите Уместить все столбцы на одной странице вариант.
Теперь у вас должна быть электронная таблица Excel, которая будет распечатана в простом, удобочитаемом формате, который понравится вашим читателям. Если все выглядит правильно в Предварительный просмотр печати в правой части окна, затем вы можете щелкнуть Распечатать кнопку, чтобы начать печать оптимизированной таблицы.
Многие из параметров, которые мы обсуждаем в статье выше, также будут работать в более новых версиях Excel. И хотя большая часть этих разделов связана с использованием раздела «Параметры страницы», некоторые из этих параметров также можно изменить из других мест.
Например, вы можете щелкнуть Печатать заголовки кнопка на Макет страницы вкладка и выберите верхнюю строку своей электронной таблицы, чтобы печатать эту верхнюю строку на каждой странице.
Кроме того, вы найдете варианты включения линий сетки при печати, перейдя в Макет страницы вкладка и щелкнув Распечатать параметр в разделе Линии сетки в Параметры листа раздел ленты.
Хотите распечатать лист пустых ячеек для контрольного списка или ручной инвентаризации? Узнайте, как это сделать в Excel 2010.