Навыки Microsoft Excel, которые нужно знать при поиске работы

Если вы только выходите на рынок труда или хотите сменить профессию, то вы, вероятно, определили, что многие из имеющихся вакансий требуют какого-то компьютерного обучения. Фактический объем необходимых навыков будет сильно варьироваться в зависимости от типа работы, которую вы хотите, но даже самая базовая работа, которая ставит вас перед компьютером, потребует некоторых знаний Microsoft Excel.

Однако это требование работы не должно полностью отпугивать, если вы не знакомы с программой. Даже если вы никогда раньше в своей жизни не использовали Microsoft Excel, вы можете прочитать эту статью, чтобы узнать, что у вас должно быть в качестве основы, когда вы начинаете подавать заявки на вакансии, требующие некоторого опыта работы с Excel.

Если вы ищете работу, посетите Jooble. У них потрясающий выбор доступных рабочих мест по всему миру, многие из которых позволяют вам выполнять удаленную работу из дома.

Оглавление скрыть 1 Знакомство с интерфейсом и терминами Excel 2 Задачи сортировки Excel, которые необходимо знать для поиска работы 3 Полезные параметры форматирования отображения Excel 4 Некоторые основные вычисления и формулы для Excel 5 Практика, практика, практика 6 Дополнительные источники

Знакомство с интерфейсом и терминами Excel

Компании имеют тенденцию не вносить изменения или обновлять свои системы до тех пор, пока это не станет проблемой, поэтому вы можете удивиться, узнав, что многие предприятия все еще используют Microsoft Excel 2003. С тех пор было несколько обновлений полных версий, но Excel 2003 по-прежнему большое количество подписчиков и установочная база.

Поэтому, когда вы подаете заявку на работу, вы можете обнаружить, что вам нужно знать несколько версий Excel. Но независимо от того, какую версию Microsoft Excel вы используете (новые версии выпускаются каждые несколько лет и обозначаются годом их выпуска. Например, Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, или Microsoft Excel 2016) некоторые вещи всегда останутся неизменными. Большая часть окна Excel будет занята узором из небольших прямоугольников. Каждый из этих прямоугольников называется клетка, и они организованы в ряды и столбцы. Строка - это горизонтальный ряд ячеек, а столбец - это вертикальный ряд ячеек.

Щелкните одну из ячеек, и вы можете ввести цифру или букву, и то, что вы ввели, будет отображаться в ячейке. Информация в ячейке называется ценность.

Вы можете упорядочивать, сортировать и настраивать внешний вид ячеек и значений с помощью меню в верхней части экрана.

Внешний вид меню будет зависеть от версии Excel, которую вы используете, и, к сожалению, многие компании используют разные версии программы. Однако большая часть основных функций присутствует в каждой версии, поэтому, если вы знакомы с тем, что вам нужно делать, вы сможете найти необходимое действие в меню.

Задачи сортировки в Excel, которые необходимо знать для поиска работы

Сортировка последовательности ячеек в Excel - одна из наиболее распространенных задач, которые вам нужно знать при использовании Excel на вашей новой работе, и, если вам дадут тест перед приемом на работу на предмет ваших компетенций, вам, вероятно, будет представлен случайный группировка данных, которые вам необходимо организовать. Если вы хотите расположить список фамилий в алфавитном порядке или организовать ряд чисел от самого высокого до самого низкого, Excel делает это возможным одним нажатием кнопки. Кроме того, метод сортировки слов и чисел одинаков, и вы можете выбирать между сортировкой от наименьшего к наибольшему или от наибольшего к наименьшему.

Еще один способ сортировки данных - это копирование и вставка информации из текущей ячейки в то место, где вам действительно нужна эта информация. Если вы когда-либо использовали функцию копирования и вставки в какой-либо программе раньше, то в Excel работает точно так же. Щелкните ячейку, затем нажмите Ctrl + C на клавиатуре, чтобы скопировать его (или Ctrl + X чтобы вырезать его), затем щелкните нужную ячейку назначения и нажмите Ctrl + V наклеить.

Это также работает, если вы хотите скопировать всю строку, столбец или группу ячеек. Щелкните номер строки в левой части окна, букву столбца в верхней части окна или с помощью мыши выделите нужные ячейки, затем используйте команды копирования и вставки, определенные ранее.

Последний метод сортировки включает использование Скрывать и Показать варианты в Excel. Это позволяет удалить строку или столбец из представления, не удаляя при этом этот диапазон данных из электронной таблицы. Вы можете скрыть строку или столбец, щелкнув правой кнопкой мыши номер строки или букву столбца, а затем щелкнув значок Скрывать вариант. Вы можете отобразить строку или столбец, выбрав с помощью мыши строки или столбцы до и после скрытой серии, щелкнув выделение правой кнопкой мыши, а затем щелкнув значок Показать вариант.

Полезные параметры форматирования отображения в Excel

Другая группа задач Excel, с которыми вы будете сталкиваться ежедневно, связана с корректировкой внешнего вида ваших ячеек, а также способа их печати. Каждая версия Excel позволяет изменять цвет ячеек, внешний вид шрифта и размер ячеек. К изменениям цвета можно быстро получить доступ во всех версиях Excel, щелкнув ячейку правой кнопкой мыши и выбрав параметры форматирования в контекстном меню.

Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши номер строки или имя столбца, а затем выбрать высота строки или ширина колонки параметр, чтобы указать размер строки или столбца, который вы хотите изменить. Эта же функция применяется при выборе группы строк или столбцов.

Последний способ отформатировать внешний вид файла Excel, особенно для печати, - использовать Настройка страницы меню. В Настройка страницы меню можно найти, щелкнув Настройка страницы в правом нижнем углу Настройка страницы раздел о Макет страницы меню.

Это меню включает в себя параметры, позволяющие указать ориентацию страницы, поля страницы, информацию заголовка и необходимость печати линий сетки на странице. Печать линий сетки - удивительно важный элемент, который следует учитывать при печати файлов Excel, поскольку он обеспечивает лучший способ сделать печатный документ более читабельным. Если не указано иное, я обычно включаю их по умолчанию.

Некоторые базовые вычисления и формулы для Excel

Чаще всего я сталкиваюсь с файлами Excel, просто складывая кучу чисел. Это особенно верно в бизнес-сценариях, где множество заказов и отчетов будут представлять собой огромные электронные таблицы с ячейками, которые необходимо сложить вместе, чтобы определить общую стоимость продажи. Я лично видел, как люди вручную добавляли значения в Excel вместе, что почти сводило на нет цель программы. Excel включает Автосумма кнопка, расположенная на Формулы бар, который автоматически добавит вам ряд чисел. Щелкните значок Автосумма кнопку, выделите ячейки, которые хотите сложить, нажмите Входить. Суммарное количество ячеек будет отображаться в первой ячейке под выбранными ячейками или справа от них.

Вы также можете вводить формулы в ячейки, чтобы немного лучше контролировать, где отображается итоговая сумма. Формулы обычно составляются в таком формате, как = A1 + A2, = A1-A2, = A1 * A2 или = A1 / A2. Если вам интересно, вы можете вручную написать функцию автосуммирования, используя формат = СУММ (A1: A2).

Практика, практика, практика

Как и во всем остальном в жизни, вам нужно практиковаться, чтобы стать лучше в Excel. Возможно, вы сможете выполнять определенные задачи под руководством, но реальная ценность для потенциального работодателя появится, когда вы сможете беспрепятственно выполнять любую из этих задач по памяти. Это приведет к увеличению вашей производительности, что увеличит вашу ценность. Кроме того, продолжая использовать Excel, вы откроете для себя другие способы выполнения задач и узнаете другие полезные советы и приемы, которые упростят организацию, сортировку и обработку больших объемов данных за секунды.

Дополнительные источники

  • Показать вкладку разработчика в Excel 2011
  • Открытие файлов XML с помощью Excel в Windows 7
  • Как автоматически нумеровать строки в Excel 2010
  • Как экспортировать файл Google Таблиц в Microsoft Excel
  • 5 причин получить подписку на Office 2013
  • Шрифт Excel по умолчанию в Excel для Office 365